Neuen Mandant anlegen

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Die folgenden Informationen verdeutlichen, welche Arbeiten man für die Einrichtung eines neuen Mandanten in ADempiere durchführen muß. Die Einrichtung der Systemsprache de_DE ist nur bei einem ADempiere Standardsystem notwendig. Im deutsch-lokalisierten ADempiere ist de_DE bereits als Baselanguage eingerichtet.

Inhaltsverzeichnis

Vorbereitung

  • Die Einrichtung eines neuen Mandanten erfolgt durch den Systemadministrator.
  • Login als “System” oder “SuperUser” (Passwort “System”) mit der Rolle Systemadministrator.
  • Sprache Englisch
  • Aufruf von System Admin>>Client Rules>>Initial Client Setup
  • Erfassung der Daten zum Mandanten
    • Mandant Name
    • Organisation Name (i.A. Firmenname)
    • Default Admin
    • Default User
    • Währung
    • Land
    • Stadt
  • Optional
    • Business Partner (auswählen)
    • Product (auswählen)
  • Kontenrahmen als *.csv
  • Ist der Prozess zur Einrichtung eines Mandanten korrekt durchgelaufen (Dauer ca. 3-4 Minuten), erscheint das folgenden Fenster:
  • Tip: Sollte der Prozess auch nicht nach 10 Minuten zum Ende gekommen sein, besteht wahrscheinlich ein Fehler im Kontenimport. Danach sollte die Anwendung samt Backend neugestartet werden. Dieser Fehler tritt nur bei einem neuen Mandanten auf.
  • Anmeldung als Admin am neuen Mandanten
  • Aufruf von System Admin>>Client Rules>>Initial Client Setup Review
  • Mandant öffnen
  • Mehrsprachige Belege aktivieren
  • Betafunktionen deaktivieren
  • Automatische Archivierung auf „Dokumente“
  • Ist als Workflow definiert
  • Wichtig: Über das Initial Client Setup Review dürfen keine Mandanten neu angelegt werden, da sonst wichtige Verarbeitungen zur Einrichtung des Mandanten fehlen.
  • Sprache des Mandanten prüfen!
  • Ersteinrichtung eines Kontenrahmens für den Mandanten
    • Default Konten (müssen zwingend vorhanden sein) wurden bereits im Rahmen des Initial Client Setups importiert und gespeichert.
    • In einem nächsten Schritt werden alle anderen Konten nach ADempiere überführt.
    • Über den Import File Loader werden die Daten anhand eines Importformats in eine “Zwischentabelle” importiert.
  • In der “Zwischentabelle” können die Daten vor Übernahme in das Produktivsystem noch geprüft und ggf. korrigiert werden.
  • Hierzu ist das Fenster System Admin>>Data>>Data Import>>Import Account aufzurufen.
  • Es besteht die Möglichkeit über die Navigationssteuerung durch die einzelnen Datensätze zu blättern, oder sich das Ergebnis im Grid Modus (F8) anzuschauen.
  • Übernahme mit Import Accounts

Language Pack (Übersetzung)

  • Sprachpack (sog. Language Pack)
    • Der jeweilige Sprachpack ist eine Sammlung von XML-Dateien, die von Sourceforge heruntergeladen werden können.
    • Login als „System“ mit Systemsprache Englisch (Passwort „System“) mit der Rolle „Systemadministrator“.
  • Öffnen des Fensters System Admin>>General Rules>>System Rules>>Language
  • Umschalten in den Data Grid Modus (F8)
  • Suche nach der zu installierenden Sprache (hier de_DE) und Markierung des Datensatzes
  • Zurückschalten in das Datensatzfenster (F8)
  • Auswählen der Checkbox „System Language“
  • Betätigen des Knopfs Language Maintenance zur Wartung/ Pflege der Sprache. Zur Auswahl stehen:
    • Add Missing Translations (Hinzufügen neuer Sprachen, Übersetzungen)
    • Delete Translations
    • Recreate Translations
  • Öffnen des Fensters System Admin>>General Rules>>System Rules>>Translation Import/ Export
  • Zur Auswahl stehen die Sprachen, die zuvor im Fenster Language als System Language markiert wurden (hier Englisch, Deutsch).
  • Weitere Auswahl und Filterkritierien sind
    • Client (Begrenzung der Übersetzungen auf ausgewählte Mandanten)
    • Table (Auswahl einzelner Tabellen zur Übersetzung)
  • Betätigen des Knopfs „Import“ öffnet einen Dateibrowser zur Auswahl des Verzeichnisses mit den Sprachdateien (XML).
  • Hinweis: Dateinamen sind wichtig!
  • Nach Auswahl des Verzeichnisse startet der Prozess zum Import der Sprachdateien. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern.
  • Nach Beendigung des Prozesses muss ein weiterer Prozess zur Synchronisierung der Sprache gestartet werden. Hierzu wird Admin>>General Rules>>Synchronize Terminology aufgerufen
  • Nach Beendigung des Prozesses ausloggen (ALT-UMSCHALT-L)
  • Zum Test der neu eingespielten Übersetzung als Sprache „Deutsch“ auswählen und erneut einloggen
  • Im Menübaum sowie in den einzelnen Fenstern sollte nun alles ( … bereits übersetzte) in deutscher Sprache erscheinen

Kontierungsperioden/ Kalender

  • Rechnungswesen>>Kontierungsregeln>>Kalenderjahr und Periode
  • Einrichtung der Buchungsperioden zum Mandanten
  • Definition des Geschäftsjahres
    • Beschreibung der Buchungsperioden zum Geschäftsjahr. Hierzu ist eine automatische Generierung möglich, wenn Geschäftsjahr = Kalenderjahr.
  • Einrichtung eines Kalenders zur Definition von Arbeitstagen/ Feiertagen
  • Einrichtung von Feiertagen/ nicht Arbeitstagen zur Berücksichtigung bei Auftragserfassungen mit Ressourcen

Währungstypen/ Währung/ Währungskurse

  • Rechnungswesen>>Kontierungsregeln>>Kursart
    • Beschreibung der Währungstypen (Unternehmenskurs, Kassakurs usw.)
  • Rechnungswesen>>Kontierungsregeln>>Währung
    • Beschreibung der Währungen in ADempiere (weitestgehend schon vorgegeben)
  • Rechnungswesen>>Kontierungsregeln>>Währungskurs
    • Beschreibung der Währungskurse und Umrechnungen zwischen einzelnen Währungen
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